ELCSÚFÍT

Egy forgalmas irodában, ahol sok a tennivaló, feladatokat kell elvégezni; minden kapott fájl és dokumentum nem mindig kerül megfelelően tárolódni. Lesznek idők (és reméljük, hogy nem lesz mindig ilyen), amikor eltéveszted őket más papírokkal együtt, amelyeket kaptál. Frusztráló, mint az, hogy elveszít egy fontos fájlt - még mindig megtörténik. Néhány vállalat számára, amelyek már kezdenek papírmentesen menni, ez kevésbé jelent problémát, mert többnyire mindent biztonsági másolatot esznek vagy mentenek a számítógépükre vagy a felhőjükre. De más vállalatok számára, amelyek nagymértékben támaszkodnak a papíralapú dokumentumokra, és még nem gyakorolják ezt a fajta nyilvántartási rendszert, ez probléma lesz.

Mint minden más szervezetlen dolog, meg kell találnia a módját, hogy megfelelően tárolja fájljait és dokumentumait oly módon, hogy elkerülje azok elvesztését és téves tárolását. Tehát ezzel ötleteket adunk Önnek arról, hogyan kell megfelelően tárolni fájljait és dokumentumait az irodában.

1. Fájlkezelő rendszer fejlesztése

Az összes szervezés és tárolás előtt dolgozzon ki egy fájlkezelési gyakorlatot vagy rendszert, amelyet követhet. Meg kell terveznie, létrehoznia és át kell helyeznie a gyakorlatba, hogy tudja, mire van szüksége a fájlok és dokumentumok tárolásához. Ez a fájlkezelő rendszer segít könnyen megjegyezni, gyakorolni és megosztani, hogyan kell megfelelően tárolni az összes papíralapú dokumentumot és fájlt.

Figyeld meg azokat, amelyeknek együtt kell menniük. Alapvetően bármi, aminek köze van az üzlethez, rendeznie kell őket, és megfelelően tárolnia kell őket. Lehetnek szerződések, munkavállalói fájlok, nyugták, számlák, jelentések stb. Mindegyiket típusuknak és fontosságuknak megfelelően kell tárolni.

2. Kiosztott szoba a tároláshoz

A jó tárhely elengedhetetlen minden olyanhoz, amit tárolni szeretne, különösen az olyan fájlokhoz, mint például az irodai fájlok és a megőrzendő dokumentumok.

Gondolkodjon előre, és hagyja, hogy minden fájlja és dokumentuma megfelelő tárolóhellyel rendelkezzen polcok vagy szekrények megvásárlásával, amelyek segítenek tárolni és elhelyezni őket. Hasznos tipp az, hogy először fájldobozokba vagy elválasztókba rendezze őket, kategorizálja mindegyiket, majd helyezze őket cél szerint a polcra vagy a szekrényre.

3. Tárolja őket, ahol könnyen elérheti őket

Az egyik oka annak, hogy a fájlok és dokumentumok megfelelő tárolását meg kell tenni, az, hogy megkönnyítsük azok megtalálását és elérését. A dokumentumtárolás hozzáférhetősége fontos a munka hatékonysága és hatékonysága szempontjából. Csökkenti a gondolkodási folyamatot, hogy hol találja meg, és növeli a feladatok jobb feldolgozásának képességét. A másik az, hogy időt veszítünk, amikor olyan fájlokat találunk, amelyek nincsenek megfelelően tárolva. Ha tudjuk, hol van, gyorsabban meg tudjuk csinálni.

4. Rendezés mappákkal

A polcok, dobozok és szekrények használata mellett a fájlok és dokumentumok tárolása nem lesz teljes mappák használata nélkül. Rendezze ki őket mappák használatával, hogy kijelölje, melyek legyenek együtt, és melyeket kell egy másik fájlmappába helyezni.

Néhányan inkább a fehér vagy barna egyszerű mappákat részesítik előnyben, de azt javasoljuk, hogy a fent említetteken kívül színkóddal rendelkezzenek a megkülönböztető és céluk alapján. Próbáljon meg olyan színeket használni, mint a piros, kék, sárga, narancs, rózsaszín stb., Hogy könnyebb legyen megtalálni vagy utasításokat adni arról, hogy melyiket kapja meg. A kék mappák például szerződésekhez, a sárga mappák pedig az alkalmazotti fájlokhoz tartoznak. A vizuális minta és a színkód mentális ismerős rendet hoz létre, amely segít a memorizálásban. Ez segít az elmédnek jobban rendezni és megtalálni.

5. Helyezzen rájuk címkét

Rendelkezik a fájlkezelő rendszerrel, a tárhellyel, a kisegítő lehetőségekkel és a mappákkal. Most már csak annyit kell tennie, hogy a kategóriájuk szerint címkézi őket. A címkézés javítja a fájlkezelést, és megkönnyíti a keresést. Az irattármappák rendezett megjelenítéséhez kinyomtathatja a címkéket. Ettől eltekintve, akkor is lelkesen helyezi el őket, mert nem akarja, hogy összekeverje őket.

Tudjuk, hogy minden irodai fájl és dokumentum fontos. Ezért a megfelelő dokumentumtárolás és fájlkezelés segíthet a jobb termelékenységben és hatékonyságban való munkavégzésben. Csak ki kell alakítania egy megfelelő szokást, hogy megszervezi őket.